Os processos trabalhistas deverão ser informados no eSocial a partir de outubro de 2023 por meio de quatro novos eventos disponíveis. O prazo para envio é até o 15º dia do mês subsequente ao da decisão, homologação ou acordo.

A partir de outubro de 2023, as empresas deverão transmitir informações de processos trabalhistas por meio do eSocial.

Será preciso enviar dados cadastrais e contratuais relativos ao trabalhador, assim como informações sobre pagamentos realizados, acordos celebrados e tributos recolhidos.

Como essa mudança terá impacto na gestão de folha, reunimos as principais informações sobre os novos eventos do eSocial para auxiliar sua empresa.

Confira a seguir e entenda como prestar as contas de forma correta.

O que são processos trabalhistas no eSocial?

Processos trabalhistas são ações movidas por colaboradores na Justiça contra a empresa para solucionar conflitos oriundos da relação de trabalho. Já o eSocial é o Sistema de Escrituração Fiscal Digital das Obrigações Fiscais Previdenciárias e Trabalhistas, o sistema utilizado para transmitir todas as informações trabalhistas e previdenciárias ao governo.

As empresas devem transmitir informações como admissões, contribuições previdenciárias, comunicações de acidente de trabalho, pagamentos de rendimentos, etc. Esses dados são enviados por meio dos eventos, que são alterações jurídico-trabalhistas nas relações de trabalho.

Por exemplo, o evento S-190 corresponde ao registro preliminar de admissão de um trabalhador, enquanto o evento S-2206 indica uma alteração no contrato de trabalho. Dessa forma, a empresa deve comunicar tudo o que ocorre com os trabalhadores por meio desses eventos pré-determinados, que se dividem entre eventos iniciais, de tabelas, não periódicos e periódicos.

A partir de 2023, também será obrigatória a transmissão de eventos específicos sobre processos trabalhistas no eSocial, como forma de manter o governo informado sobre as decisões judiciais.

Quando será obrigatório o envio de processos trabalhistas no eSocial?

Inicialmente, o envio de eventos de processos trabalhistas no eSocial estava previsto para janeiro de 2023. No entanto, a entrada em produção dessa fase do sistema foi adiada duas vezes, para abril e depois para julho. 

Finalmente, o governo publicou mais uma prorrogação (Instrução Normativa RFB nº 2.147) com a data definitiva: 1º de outubro de 2023. Logo, a partir dessa data, as empresas serão obrigadas a comunicar ações trabalhistas por meio do eSocial.

Na norma, fica especificado que as empresas serão obrigadas a declarar “contribuições previdenciárias e contribuições sociais devidas a terceiros em decorrência de decisões condenatórias ou homologatórias proferidas pela Justiça do Trabalho”.

Ao mesmo tempo, será instituída a DCTFWeb (Declaração de Débitos e Créditos Tributários Federais Previdenciários e de Outras Entidades e Fundos) em substituição à GFIP (Guia de Recolhimento de FGTS e de Informações à Previdência Social).

Como enviar processos trabalhistas pelo eSocial?

Para enviar processos trabalhistas pelo eSocial, foram criados quatro novos eventos:

• S-2500 — Processo Trabalhista;
• S-2501 — Informações de Contribuições Decorrentes de Processo Trabalhista;
• S-3500 — Exclusão de Eventos - Processo Trabalhista;
• S-5501 — Informações de Tributos Decorrentes de Processo Trabalhista.

Logo, as empresas devem enviar por meio do S-2500 todas as informações relacionadas a processos trabalhistas na Justiça do Trabalho e acordos realizados na Comissão de Conciliação Prévia (CCP) ou Núcleos Intersindicais (Ninter).

Nos eventos S-2501 e S-5501, os seguintes tributos e contribuições devem ser informados:

• Tributos apurados;
• Contribuições sociais previdenciárias;
• Contribuições a outras entidades e fundos;
• Impostos retidos na fonte, incidentes sobre a pessoa física.

Qual é o prazo para envio dos processos?

O prazo para envio das informações é até o dia 15 do mês subsequente aos seguintes eventos:

• Data do trânsito em julgado da decisão proferida pelo processo trabalhista;
• Data da homologação do processo judicial;
• Data da decisão homologatória dos cálculos de liquidação da sentença;
• Data da celebração de acordo perante CCP ou Ninter. 

Ou seja, um processo trabalhista que tenha acordo ou decisão publicada, por exemplo, no dia 1º/10/2023 deve ser enviado ao eSocial até 14/11/2023 (considerando que 15/11 é feriado).

Em que fase o processo trabalhista é informado ao eSocial?

Os processos trabalhistas, de modo geral, passam pelas seguintes fases:

• Petição inicial;
• Defesa;
• Audiência inicial;
• Perícia;
• Audiência de prosseguimento;
• Sentença;
• Recursos da fase de conhecimento;
• Liquidação da sentença.

No caso, as informações só devem ser enviadas ao eSocial após a liquidação da sentença, ou seja, quando todos os recursos foram esgotados e o processo transita em julgado (já está decidido).

Como as ações envolvem o pagamento de valores ao empregado, a empresa deve apurar as devidas contribuições, cujo cálculo é homologado pelo juiz. Assim, a obrigação da empresa é comprovar os pagamentos e informá-los por meio dos eventos S-2501 e S-5501.

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